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Melhoria no controle de processo: abandone papéis e planilhas!

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Melhoria no controle de processo: abandone papéis e planilhas!

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Um artigo do Wall Street Journal “Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs.”¹ , “Pare de usar o Excel, chefes financeiros dizem aos Staffs” na tradução para o português, reportou que chefes financeiros estão falando para seus colaboradores não perderem tempo exportando, importando e manipulando dados, mas que eles devem se concentrar no que os dados estão dizendo.  Se esta dica funciona para o mercado financeiro, ela também será uma valiosa dica para a melhoria no controle de processo e qualidade na indústria.

Já estamos no momento de abandonar nossos registros em papel e planilhas de controle para focar na análise e informação que os dados nos transmitem. Então, como fazer para direcionar nossos esforços para o conhecimento e parar de perder tempo com manipulação de dados?

 

Investimento certo

Precisamos começar a abrir mão dos nossos velhos hábitos de registros em papel e planilhas em Excel,  e começar a investir em soluções que disponibilizem os dados da maneira e na hora que desejamos ver. Ou seja, precisamos parar de gastar dinheiro com sistemas aparentemente baratos, mas que resultam em gastos que às vezes passam despercebidos, e fazer o investimento em sistemas que realmente serão utilizados para obter informação e conhecimento.

Para provar o ponto contrário ao “registros em papel são mais baratos”, além de muitos perigos que estes formulários em papel representam, vamos trazer a realidade de um cliente na área de alimentos que trabalhava com registros em papel.

Com a migração dos registros de checklist, controle de qualidade e controle de produção em papel para um sistema centralizado e automatizado, nosso cliente conseguiu reduzir em mais de 80% o tempo para consulta de históricos de lotes, além de obter informação mais confiável e diminuir espaço em armazenamento físico.

Veja as principais melhorias no controle de processo com a automatização dos dados para o cliente:

  • Diminuição de tempo para consultar históricos
  • Diminuição de espaços para armazenamento físico
  • Maior confiança nos dados
  • Tomada de ação rápida e certeira

 

Interface simples e amigável

Outra dica para a melhoria no controle de processo é procurar sistemas que possuam uma interface simples, amigável e configurável para a sua realidade. Estes sistemas permitirão que você invista o seu tempo na análise dos dados ao invés de perder a cabeça procurando dados e organizando planilhas.

Quanto tempo você precisou para aprender a usar aplicativos como Facebook, Instagram e Waze? Acredito que não mais que um dia. E após algum tempo de uso, já começou a distribuir dicas de utilização para os amigos, ou até mesmo passou por todo o processo de explicação para um parente que começou a utilizar estas “novas tecnologias” recentemente. A grande questão é que em uma tarde já é possível sair usando estes aplicativos e tirar proveito da informação que eles disponibilizam.

Agora, quem já fez um curso rápido de Excel e conseguiu estabelecer uma conexão com um banco de dados para disponibilizar os dados de um outro sistema nas suas planilhas dinâmicas com gráficos de controle? Não é fácil conhecer alguém assim. Esta é a grande diferença entre softwares com interface simples e amigável, que permitem um rápido aprendizado, dos complexos softwares que exigem muito tempo para entender seu funcionamento e configurações para obter a informação desejada.

Com o InfinityQS ProFicient SPC MI você tem disponível um software de Controle Estatístico de Processo e Controle de Qualidade completamente configurável para o seu ambiente de produção, com informação em tempo real e uma interface desenvolvida para ser utilizada no chão de fábrica. Com relatórios, gráficos e filtros de dados facilmente configuráveis você vai conseguir focar todo o seu tempo na análise e não mais na manipulação dos dados.

melhoria no controle de processo

 

Coleta de dados automatizada

A coleta de dados automática vai economizar seu tempo e garantir uma informação mais confiável e em tempo real, veja mais vantagens sobre coletas automáticas. Opte por softwares com coletas de dados automáticas e que processem a informação da maneira que você precisa.

O SaaS (Software as a Service, sigla em inglês) é uma ótima opção para agilizar a implantação de um sistema que atenda às suas necessidades. Com este tipo de serviço, você consegue obter informações centralizadas e disponibilizadas em relatórios, gráficos e Dashboards da maneira que você deseja visualizar. Sem perder tempo com manipulação de dados, você poderá concentrar tempo e energia em investigar o que os dados estão te falando e agir de maneira certeira.

Um exemplo deste software é o LiveMes, uma plataforma de gestão de fábrica na nuvem,  que coleta dados de produção e disponibiliza esta informação da maneira que você precisa visualizar para aplicar a melhoria no controle de processo.

Capacitação do usuário

Vários clientes já perguntaram qual é a grande dificuldade em realizar uma implementação de um novo sistema, a resposta rápida e simples: é o medo do desconhecido!

O medo de se adaptar às mudanças interfere diretamente na aceitação do software, se os usuários são bem capacitados e instruídos este medo não deve durar muito tempo. Após a familiaridade com o desconhecido surge a necessidade de utilizar o novo sistema, gerando naturalidade na realização dos registros e os dados são confiáveis para obter a informação.

Por mais simples que um software seja ainda é necessário capacitar os usuários. Quanto mais amigável a interface do sistema mais rápido será para explicar com detalhes sua utilização, qual o objetivo da sua utilização e quais são as melhorias e benefícios que ele irá trazer. É preciso mostrar que mudanças são boas e que irão facilitar o trabalho antigo, até que o novo sistema vire um hábito.

 

Melhoria no controle de processo – Colhendo os frutos

Após o investimento no sistema correto e e capacitação dos funcionários só falta utilizar o sistema e obter os benefício de um investimento bem feito. Facilidade em apontamentos, Dashboard que mostram a situação real do seu processo e indicadores que te encaminham para uma tomada de ação certeira são alguns dos principais benefícios que você poderá curtir e aplicar na melhoria no controle de processo. Busque por um software que seja simples, configurável para a sua realidade e que retorne as informações que você precisa.

A HarboR trabalha com diferentes softwares para chão de fábrica que podem te auxiliar nas suas necessidades e são adaptáveis para a sua realidade.

 

Nosso parceiro InfinityQS International também concorda com esta dica para controle de processo e publicou seu ponto de vista sobre abandonar papéis e planilhas na manufatura.

Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs, by Tatyana Shumsky. Wall Street Journal.

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