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Melhoria no controle de processo: abandone papéis e planilhas!

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Melhoria no controle de processo: abandone papéis e planilhas!

Um artigo do Wall Street Journal “Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs.”¹ , “Pare de usar o Excel, chefes financeiros dizem aos Staffs” na tradução para o português, reportou que chefes financeiros estão falando para seus colaboradores não perderem tempo exportando, importando e manipulando dados, mas que eles devem se concentrar no que os dados estão dizendo.  Se esta dica funciona para o mercado financeiro, ela também será uma valiosa dica para a melhoria no controle de processo e qualidade na indústria.

Já estamos no momento de abandonar nossos registros em papel e planilhas de controle para focar na análise e informação que os dados nos transmitem. Então, como fazer para direcionar nossos esforços para o conhecimento e parar de perder tempo com manipulação de dados?

 

Investimento certo

Precisamos começar a abrir mão dos nossos velhos hábitos de registros em papel e planilhas em Excel,  e começar a investir em soluções que disponibilizem os dados da maneira e na hora que desejamos ver. Ou seja, precisamos parar de gastar dinheiro com sistemas aparentemente baratos, mas que resultam em gastos que às vezes passam despercebidos, e fazer o investimento em sistemas que realmente serão utilizados para obter informação e conhecimento.

Para provar meu ponto contrário ao “registros em papel são mais baratos”, além de muitos perigos que estes formulários em papel representam, vou trazer a realidade de um cliente na área de alimentos que trabalhava com registros em papel.

Com a migração dos registros de checklist, controle de qualidade e controle de produção em papel para um sistema centralizado e automatizado, nosso cliente conseguiu reduzir em mais de 80% o tempo para consulta de históricos de lotes, além de obter informação mais confiável e diminuir espaço em armazenamento físico.

Veja as principais melhorias no controle de processo com a automatização dos dados para o cliente:

  • Diminuição de tempo para consultar históricos
  • Diminuição de espaços para armazenamento físico
  • Maior confiança nos dados
  • Tomada de ação rápida e certeira

 

Interface simples e amigável

Outra dica para a melhoria no controle de processo é procurar sistemas que possuam uma interface simples, amigável e configurável para a sua realidade. Estes sistemas permitirão que você invista o seu tempo na análise dos dados ao invés de perder a cabeça procurando dados e organizando planilhas.

Quanto tempo você precisou para aprender a usar aplicativos como Facebook, Instagram e Waze? Acredito que não mais que um dia. E após algum tempo de uso, já começou a distribuir dicas de utilização para os amigos, ou até mesmo passou por todo o processo de explicação para um parente que começou a utilizar estas “novas tecnologias” recentemente. A grande questão é que em uma tarde já é possível sair usando estes aplicativos e tirar proveito da informação que eles disponibilizam.

Agora, quem já fez um curso rápido de Excel e conseguiu estabelecer uma conexão com um banco de dados para disponibilizar os dados de um outro sistema nas suas planilhas dinâmicas com gráficos de controle? Eu ainda não conheci ninguém assim. Esta é a grande diferença entre softwares com interface simples e amigável, que permitem um rápido aprendizado, dos complexos softwares que exigem muito tempo para entender seu funcionamento e configurações para obter a informação desejada.

Com o InfinityQS ProFicient SPC MI você tem disponível um software de Controle Estatístico de Processo e Controle de Qualidade completamente configurável para o seu ambiente de produção, com informação em tempo real e uma interface desenvolvida para ser utilizada no chão de fábrica. Com relatórios, gráficos e filtros de dados facilmente configuráveis você vai conseguir focar todo o seu tempo na análise e não mais na manipulação dos dados.

melhoria no controle de processo

 

Coleta de dados automatizada

A coleta de dados automática vai economizar seu tempo e garantir uma informação mais confiável e em tempo real, veja mais vantagens sobre coletas automáticas. Opte por softwares com coletas de dados automáticas e que processem a informação da maneira que você precisa.

O SaaS (Software as a Service, sigla em inglês) é uma ótima opção para agilizar a implantação de um sistema que atenda às suas necessidades. Com este tipo de serviço, você consegue obter informações centralizadas e disponibilizadas em relatórios, gráficos e Dashboards da maneira que você deseja visualizar. Sem perder tempo com manipulação de dados, você poderá concentrar tempo e energia em investigar o que os dados estão te falando e agir de maneira certeira.

Um exemplo deste software é o LiveMes, uma plataforma de gestão de fábrica na nuvem,  que coleta dados de produção e disponibiliza esta informação da maneira que você precisa visualizar para aplicar a melhoria no controle de processo.

Capacitação do usuário

Vários clientes já me perguntaram qual é a grande dificuldade em realizar uma implementação de um novo sistema, minha resposta rápida e simples: é o medo do desconhecido!

O medo de se adaptar às mudanças interfere diretamente na aceitação do software, se os usuários são bem capacitados e instruídos este medo não deve durar muito tempo. Após a familiaridade com o desconhecido surge a necessidade de utilizar o novo sistema, gerando naturalidade na realização dos registros e os dados são confiáveis para obter a informação.

Por mais simples que um software seja ainda é necessário capacitar os usuários. Quanto mais amigável a interface do sistema mais rápido será para explicar com detalhes sua utilização, qual o objetivo da sua utilização e quais são as melhorias e benefícios que ele irá trazer. É preciso mostrar que mudanças são boas e que irão facilitar o trabalho antigo, até que o novo sistema vire um hábito.

 

Melhoria no controle de processo – Colhendo os frutos

Após o investimento no sistema correto e e capacitação dos funcionários só falta utilizar o sistema e obter os benefício de um investimento bem feito. Facilidade em apontamentos, Dashboard que mostram a situação real do seu processo e indicadores que te encaminham para uma tomada de ação certeira são alguns dos principais benefícios que você poderá curtir e aplicar na melhoria no controle de processo. Busque por um software que seja simples, configurável para a sua realidade e que retorne as informações que você precisa.

A HarboR trabalha com diferentes softwares para chão de fábrica que podem te auxiliar nas suas necessidades e são adaptáveis para a sua realidade.

 

Nosso parceiro InfinityQS International também concorda com esta dica para controle de processo e publicou seu ponto de vista sobre abandonar papéis e planilhas na manufatura.

Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs, by Tatyana Shumsky. Wall Street Journal.

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Especialista de Aplicação na HarboR desde 2013. Trabalha com soluções para Controle de Qualidade e Controle Estatístico de Processo na área industrial.

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