HarboR Informática Industrial Ltda.
info@harbor.com.br
+55 (48) 3333-2249

5 perigos em utilizar formulários em papel

Blog

5 perigos em utilizar formulários em papel

Hoje muito se fala na Quarta Revolução Industrial (Indústria 4.0). A maioria das indústrias escolhe utilizar formulários em papel * por considerar essa a opção mais barata e adaptável ao chão de fábrica. Mas será que é mesmo?

Neste post vamos ver os 5 perigos em utilizar formulários em papel no chão de fábrica.

Vamos lá?

1.     Espaço para armazenar os registros

De acordo com a ISO 9001:2015

Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com os requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros da qualidade.

Isso quer dizer que cada registro tem um período de permanência determinado.

Imagine o seguinte:

  • Uma fábrica tem 5 linhas de produção que trabalham 24×7.
  • Cada linha preenche 3 formulários em papel por turno, um número consideravelmente pequeno.
  • Os registros devem ser armazenados por 5 anos, um período também baixo.

Ao final do ano seriam 16.425 formulários em papel que devem ser armazenados. Em 5 anos seriam 82.125 formulários que devem ser armazenados.

E com software de Qualidade?

Todos os dados ficam armazenados em um banco de dados centralizado em um servidor.

 

2.     Demora para agir às reclamações de cliente

Vamos considerar que você recebeu uma reclamação de cliente, sobre um lote de produto feito há 6 meses. Pra você iniciar o estudo da causa do problema e poder responder ao cliente, precisa buscar os formulários em papel com os registros daquele lote, certo?

Isso quer dizer que precisa buscar todos os papeis necessários na sala que armazena todos os registros.

Imagine que no caso da sua empresa, os formulários em papel são armazenados localmente por 1 mês e posteriormente encaminhados para a matriz. Ou seja, nesse caso, o processo vai demorar um pouco mais que o normal.

* Esse cenário pode ser comparado com uma auditoria. Já vimos os 5 passos para uma auditoria da qualidade tranquila.

E com software de Qualidade?

É possível encontrar todas as informações necessárias com apenas alguns cliques. Além disso, é possível analisar e comparar os dados em diversas opções de gráficos e relatórios, para facilitar a tomada de ação.

 

3.     Perda de insights importantes do chão de fábrica

Dados estão disponíveis “aos montes” no chão de fábrica: dados relacionados a qualidade do produto, dados de produção ou rastreabilidade. Esses dados só ganham significado quando o utilizamos para algum fim, quando os analisamos, aprendemos mais sobre o processo com eles e os utilizamos para tomar ações.

No post Dados de Qualidade no chão de fábrica – não os desperdice, contamos o case de um cliente que se beneficiou dos dados coletados no chão de fábrica para reduzir seus custos com matéria prima – principal custo do processo nesse caso. A análise dos índices de capacidade que levou a empresa a ter esse insight foi amplamente facilitada pelo uso do software InfinityQS.

Ao coletar dados em formulários de papel, esses insights ficam muito limitados, já que dependem de cálculos que serão feitos manualmente ou da digitação desses dados para alguma ferramenta de análise, como o Excel ou Minitab.

 

E com software de Qualidade?

É possível disponibilizar várias outras informações nos Gráficos de Controle, como índices de capacidade e performance (que podem trazer insights valiosos). Também é possível ser  notificado quando algum valor estiver fora da especificação ou quando o comportamento do processo violar alguma regra de alarme nos Gráficos de Controle.

4.     Demora para agir a um problema

Na maioria das indústrias que preenchem todos os dados em formulário em papel, eles apenas são plotados no Gráfico de Controle e analisados no final do turno. No pior dos cenários, apenas no final de uma semana inteira de produção.

Se aconteceu algum problema no início do turno e não foi identificado “de cara”, os responsáveis serão notificados apenas no final do turno e terão que retrabalhar a produção.

E com software de Qualidade?

Quando algum valor estiver fora de especificação, fora de controle ou apresentar uma tendência, os responsáveis são notificados imediatamente para tomar alguma ação.

As informações estão online e todos os envolvidos tem acesso a elas em tempo real, uma vez que todos os dados ficam centralizados. É possível analisar os dados de produção em qualquer local da fábrica, ou até mesmo fora dela realizando um acesso remoto.

 

5.     Dificuldade para calcular os Limites de Controle

Já vimos a importância de trabalhar com Limites de Controle, que representam os limites naturais de comportamento do processo, ou a “Voz do Processo”.

Quando o controle de qualidade de um processo de manufatura baseia-se no Controle Estatístico de Processos, os Limites de Controle serão calculados para entender o comportamento do processo e do que ele é capaz sob certas condições.

Assim é possível ter previsibilidade e antecipar problemas. Ao longo do tempo isso ajuda a empresa a acumular conhecimento sobre o processo e minimizar problemas.

Calcular os Limites de Controle manualmente é uma tarefa trabalhosa, é preciso colocar “a mão na massa” para realizar esses cálculos! Além disso, ao calcular manualmente, erros conceituais como utilizar o desvio padrão global no cálculo dos Limites de Controle podem acabar acontecendo, como discutimos nesse post.

 

E com software de Qualidade?

Os Limites de Controle são calculados automaticamente e se atualizam conforme o andamento do processo. É possível trabalhar com limites especiais, Limites de Controle Econômicos, processamentos avançados como CUSUM e EWMA com facilidade.

 

Formulários em papel são mesmo mais baratos?

Vimos 5 dificuldades que a utilização de formulários em papel trazem, mas também temos uma planilha que vai te ajudar a calcular quanto você pode economizar com a utilização de software de CEP.


Agora queremos saber:

Se você utiliza formulários em papel para preencher os registros, qual sua opinião sobre isso? Tem algum outro item que acredita ser “problemático”?

Conte para a gente nos comentários!

*Fonte:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado no blog de InfinityQS, parceiro da HarboR

Formada em Engenharia de Alimentos pela UFSC e Administração pela UDESC com pós graduação em Engenharia da Qualidade pela SOCIESC, trabalha desde 2013 na HarboR e já participou de projetos de implementação de software de CEP. Atualmente trabalha na área comercial e marketing.

Confira Perfil Completo no Linkedin

Você também pode gostar de ler:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Cancelar