HarboR Informática Industrial Ltda.
info@harbor.com.br
+55 (48) 3333-2249

5 peligros en el uso de formularios en papel

Blog

5 peligros en el uso de formularios en papel

Espalhe a ideia!Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Hoy mucho se habla de la Cuarta Revolución Industrial (Industria 4.0).

La mayoría de las industrias hacen esta elección por considerar esta la opción más barata y adaptable al suelo de fábrica. Pero, ¿es verdad?

En este post vamos a ver los 5 peligros en utilizar formularios en papel en el piso de fábrica.

¿Vamos allá?

1. Espacio para almacenar los registros

De acuerdo con la ISO 9001: 2015

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben mantenerse legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y eliminación de los registros de calidad.

Esto quiere decir que cada registro tiene un período de permanencia determinado.

Imagine lo siguiente:

  • Una fábrica tiene 5 líneas de producción que trabajan 24×7.
  • Cada línea rellena 3 formularios en papel por turno, un número bastante pequeño.
  • Los registros deben ser almacenados por 5 años, un período también bajo.

Al final del año serían 16.425 formularios en papel que deben ser almacenados. En 5 años serían 82.125 formas que se deben almacenar.

Y con software de calidad?

Todos los datos se almacenan en una base de datos centralizada en un servidor.

2. Demora para actuar a las reclamaciones de clientes

Vamos a considerar que usted recibió una reclamación de cliente, sobre un lote de producto hecho hace 6 meses. Para empezar el estudio de la causa del problema y poder responder al cliente, necesita buscar los formularios en papel con los registros de aquel lote, ¿verdad?

Esto quiere decir que necesita buscar todos los papeles necesarios en la sala que almacena todos los registros.

Imagine que en el caso de su empresa, los formularios en papel se almacenan localmente por 1 mes y posteriormente se reenvían a la matriz. Es decir, en ese caso, el proceso tomará un poco más de lo normal.

* Este escenario se puede comparar con una auditoría. Ya hemos visto los 5 pasos para una auditoría de la calidad tranquila.

Y con software de calidad?

Puede encontrar toda la información necesaria con unos pocos clics. Además, es posible analizar y comparar los datos en diversas opciones de gráficos e informes, para facilitar la toma de acción.

3. Pérdida de insights importantes del suelo de fábrica

Los datos están disponibles en los montes en el suelo de fábrica: datos relacionados con la calidad del producto, los datos de producción o la trazabilidad. Estos datos sólo ganan significado cuando lo utilizamos para algún fin, cuando los analizamos, aprendemos más sobre el proceso con ellos y los utilizamos para tomar acciones.

En el post Datos de Calidad en el piso de fábrica – no los desperdice, contamos el caso de un cliente que se benefició de los datos recogidos en el piso de fábrica para reducir sus costos con materia prima – principal costo del proceso en ese caso. El análisis de los índices de capacidad que llevó a la empresa a tener esta visión fue ampliamente facilitada por el uso del software InfinityQS.

Al recopilar datos en formularios de papel, estos insights quedan muy limitados, ya que dependen de cálculos que se harán manualmente o de la digitación de esos datos para alguna herramienta de análisis, como Excel o Minitab.

Y con software de calidad?

Es posible poner a disposición varias otras informaciones en los Gráficos de Control, como índices de capacidad y rendimiento (que pueden traer insights valiosos). También es posible notificar cuando algún valor está fuera de la especificación o cuánto el comportamiento del proceso violar alguna regla de alarma en los gráficos de control.

4. Demora para actuar a un problema

En la mayoría de las industrias que llenan todos los datos en forma de papel, sólo se trazan en el gráfico de control y se analizan al final del turno. En el peor de los escenarios, sólo al final de una semana entera de producción.

Si se produjo algún problema al principio del turno y no fue identificado «de cara», los responsables serán notificados apenas al final del turno y tendrán que retrabajar la producción.

Y con software de calidad?

Cuando algún valor está fuera de especificación, fuera de control o presentar una tendencia, los responsables son notificados inmediatamente para tomar alguna acción.

La información está online y todos los involucrados tienen acceso a ellos en tiempo real, ya que todos los datos se centran. Es posible analizar los datos de producción en cualquier lugar de la fábrica, o incluso fuera de ella realizando un acceso remoto.

5. Dificultad para calcular los Límites de Control

Ya hemos visto la importancia de trabajar con Límites de Control, que representan los límites naturales de comportamiento del proceso, o la «Voz del Proceso».

Cuando el control de calidad de un proceso de fabricación se basa en el Control Estadístico de Procesos, los Límites de Control se calcular para entender el comportamiento del proceso y lo que es capaz bajo ciertas condiciones.

Así es posible tener previsibilidad y anticipar problemas. A lo largo del tiempo esto ayuda a la empresa a acumular conocimiento sobre el proceso y minimizar los problemas.

Calcular los Límites de Control manualmente es una tarea laboriosa, es necesario colocar la mano en la masa para realizar estos cálculos. Además, al calcular manualmente, errores conceptuales como utilizar la desviación estándar global en el cálculo de los Límites de Control pueden terminar ocurriendo, como discutimos en ese post.

Y con software de calidad?

Los límites de control se calculan automáticamente y se actualizan según el progreso del proceso. Es posible trabajar con límites especiales, Límites de control económicos, procesamientos avanzados como CUSUM y EWMA con facilidad.

¿Los formularios en papel son incluso más baratos?

Hemos visto 5 dificultades que el uso de formularios en papel traen, pero también tenemos una hoja de cálculo que le ayudará a calcular cuánto puede ahorrar con el uso de software de SPC.

 


Ahora queremos saber:

Si utiliza formularios en papel para rellenar los registros, ¿cuál es su opinión sobre esto? ¿Tiene algún otro elemento que cree ser «problemático»?

¡Cuéntanos para nosotros en los comentarios!

 *Fuente:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado en el blog de InfinityQS, asociado de HarboR

Espalhe a ideia!Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Índices de CapacidadeSaiba tudo sobre Cp, Cpk, Pp e Ppk