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Como migrar o Controle de Qualidade do papel para o meio eletrônico?

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Como migrar o Controle de Qualidade do papel para o meio eletrônico?

Em plena era da tecnologia, cerca de 75% das indústrias fazem o seu controle de qualidade em formulários de papel*.

Pode parecer a opção mais barata e adaptável ao chão de fábrica, mas é sem dúvida pouco eficiente, pouco seguro, além de deixar muito espaço para que problemas como peças produzidas fora de especificação não sejam detectados no momento certo. Conheça mais sobre 5 perigos em utilizar formulários em papel.

A maioria das empresas precisa manter estes registros arquivados por pelo menos 10 anos o que resulta em arquivos, caixas e até salas cheias de formulários arquivados. Já imaginou o tempo consumido para fazer o rastreio de um lote após uma reclamação de cliente?

São inúmeras as vantagens que uma empresa irá obter ao migrar o controle de qualidade do papel para o meio eletrônico. Ainda assim, o processo de mudança pode ser estarrecedor para os envolvidos no projeto.

Seguem aqui as nossas dicas para tornar esse processo mais eficiente:

 

Foco na usabilidade do sistema

Para que a implantação seja bem sucedida é necessário envolver pessoas que realmente conhecem o processo e estão conectadas com a realidade do chão de fábrica. De nada adianta configurar uma interface de coleta de dados muito bonita se ela não se adéqua à dinâmica de trabalho dos operadores que farão a coleta de dados.  Se o sistema não estiver adequado, a coleta de dados será falha e sem dados não há controle de qualidade.

 

Padronizar nomenclaturas

Com um sistema baseado em formulários de papel, é possível que um mesmo produto ou processo seja chamado de diferentes nomes dependendo da pessoa que criou o formulário utilizado ou da área da empresa que deu nome ao produto.

Padronizar nomenclaturas é de uma importância fundamental pois assim os registros estarão armazenados logicamente e serão facilmente encontrados, economizando tempo para fazer buscas.

Dicas importantes para começar:

  • Manter nomes curtos, mas significativos
  • Evitar repetições e redundâncias desnecessárias
  • Utilizar o mesmo padrão já usados em outros sistemas (ERP,MES, etc..), pode ser importante se no futuro você quiser fazer uma integração entre os mesmos.

 

Não esperar que o sistema resolva problemas

Ao implantar um sistema eletrônico de controle de qualidade, é comum que muitas pessoas dentro da organização criem a falsa ideia de que o sistema será a solução para todos os seus problemas. É importante ter claro que um sistema eletrônico irá centralizar informações facilitando a busca de dados e fornecer dados em tempo real permitindo que a tomada de ação seja rápida. Porém, o sistema por si só não resolve nenhum problema, tampouco traz melhorias de processo.

 

Definir estratégia de Implantação e Treinamento

Começar pequeno e expandir gradualmente. O ideal é começar por áreas críticas de controle de qualidade, onde os resultados da mudança serão sentidos mais rapidamente. Essa abordagem irá permitir que os envolvidos se tornem aos poucos mais confortáveis com o sistema. Aqui você pode conferir nossa sugestão de estratégia para a implantação do sistema InfinityQS.

Ao expandir gradualmente o sistema para outras áreas, a mudança será menos maçante para os usuários e para a produção como um todo. A medida que os usuários se familiarizarem com o sistema, eles irão se envolver mais com o uso deste, fazendo sugestões para a melhoria do mesmo.

Além disso, é preciso garantir que todos os envolvidos conhecem o software, estejam usando o mesmo corretamente e possam aproveitar o máximo de suas funcionalidades. Para isso, é recomendável fornecer treinamento especializado aos usuários chaves e nomear um usuário “master”, responsável por monitorar os registros realizados, auxiliar e esclarecer dúvidas dos usuários durante o período de adaptação.

 

 

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Graduada em Engenharia Química pela UFSC .

Atua como especialista de Aplicação na HarboR desde 2013 e é Green Belt Lean Seis Sigma certificada.

Possui experiência na implementação do software InfinityQS -solução para Controle de Qualidade e CEP – em diferentes áreas da indústria.

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