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¿Cómo migrar el Control de Calidad del papel a los medios electrónicos?

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¿Cómo migrar el Control de Calidad del papel a los medios electrónicos?

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En la era de la tecnología, aproximadamente 75% de las industrias realizan su Control de Calidad en formularios de papel*.

Puede parecer la opción más barata y adaptable al piso de fábrica, pero sin duda es poco eficiente, poco seguro, además de dejar mucho espacio para que problemas tales como piezas producidas fuera de especificación no sean detectadas en el momento adecuado.

La mayoría de las empresas tienen que mantener estos registros archivados por lo menos 10 años, lo que resulta en archivos, cajas y salas llenas de formularios. ¿Ya imaginaste el tiempo consumid o para hacer el rastreo de un lote después de una queja de un cliente?

Son muchas las ventajas que una empresa tendrá al migrar el Control de Calidad del papel a los medios electrónicos. Aún así, el proceso de cambio puede ser aterrador para los involucrados en el proyecto.

A continuación nuestros consejos para que este proceso sea más eficiente:

 

Centrarse en la usabilidad del sistema

Para que la implementación sea exitosa es necesario involucrar a las personas que realmente conocen el proceso y que están conectadas con la realidad del piso de fábrica. No sirve de nada tener una interfaz de captura de datos muy bonita si ella no se ajusta a la dinámica de trabajo de los operadores que recogeran los datos. Si el sistema no es adecuado, la recopilación de datos fallará y sin datos no hay Control de Calidad.

Estandarizar las nomenclaturas

Con un sistema basado en formularios de papel, es posible que el mismo producto o proceso se denomine de diferentes formas dependiendo de la persona que creó el formulario o de el área de la empresa que dio el nombre al producto.

Estandarizar nomenclaturas es de fundamental importancia porque así los registros se almacenan lógicamente y se puede encontrarlos fácilmente, ahorrando tiempo para hacer búsquedas.

Consejos importantes para comenzar:

  • Mantener nombres cortos pero significativos
  • Evitar la repetición y la duplicación innecesaria
  • Utilizar el mismo patrón que ya se utiliza en otros sistemas (ERP,MES, etc…), puede ser importante en el futuro si desea realizar una integración entre estos sistemas.

 

No esperar que el sistema resuelva problemas

Al implementar un sistema electrónico de Control de Calidad, es común que muchas personas dentro de la organización críen la falsa idea de que el sistema va a ser la solución a todos sus problemas. Es importante tener claro que un sistema electrónico centralizará la información facilitando la búsqueda de datos y proporcionará datos en tiempo real permitiendo que la toma de acción sea rápida. Sin embargo, el sistema por sí solo no resuelve ningún problema, ni tampoco mejora los procesos.

Establecer Estrategia de Implementación y Entrenamiento

Empezar poco a poco y ampliar gradualmente. Lo ideal es comenzar por las áreas críticas del Control de Calidad, donde los resultados de los cambios se sentirán con mayor rapidez. Este enfoque permitirá a los involucrados sentirse poco a poco más cómodos con el sistema. Aqui puede consultar nuestra sugerencia de estrategia para la implementación del sistema InfinityQS.

Al ampliar gradualmente el sistema a otras áreas el cambio será menos agotador para los usuarios y para la producción como un todo. A medida que los usuarios se familiaricen con el sistema, van a involucrarse más con el uso de esta, haciendo sugerencias de mejora de este.

Además, hay que asegurarse de que todos los participantes conocen el software, están lo utilizando correctamente  y pueden disfrutar  lo máximo de sus funciones. Por lo tanto, se recomienda proporcionar una formáción especializada para los usuarios clave y designar un usuário «master», responsable de monitorear los datos registrados, ayudar y responder las preguntas de los usuarios durante el período de adaptación.

 *Fuente:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado en el blog de InfinityQS, asociado de HarboR

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